Het RHCe steekt veel energie in het behoud van de collectie. Er zijn vele oorzaken waardoor archiefmateriaal beschadigd kan raken of zelfs geheel verloren kan gaan. Enkele voorbeelden zijn:

• Vocht
• Licht
• Temperatuur
• Brand
• Schimmels
• Ongedierte
• Roest (van nietjes of paperclips)
• Weekmakers (in plastic kaften of hechtmechanieken)
• Inktvraat (in galappelinkt. Deze inkt is verrijkt met extra ijzer die brandgaten in het papier veroorzaken).

Schade-inventarisatie en restauratie

Indien het RHCe schade aan archiefmateriaal vaststelt wordt een inventarisatie van de schade gemaakt. Hiervoor wordt het in eigen beheer ontwikkelde programma MATSTAT (materiële staat) gebruikt, een databaseprogramma waarin elke vorm van schade te specificeren is. Van hieruit kan het eventuele verdere verval op de voet worden gevolgd en daaruit kan een behandel- en/of restauratieplan volgen.

Bewaren

Om bedreigingen tegen te gaan en verdere achteruitgang van archiefmateriaal te voorkomen is de collectie van het RHCe opgeslagen in speciaal daartoe uitgeruste brandveilige depots. Archiefstukken worden voor zover mogelijk ontdaan van nietjes en hechtmechanieken en daarna verpakt in zuurvrije omslagen en dozen.