Het RHCe krijgt steeds vaker vanuit gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden archieven digitaal overgedragen. Hiervoor moet, net als voor de papieren documenten, een goede voorziening beschikbaar zijn. Het RHCe heeft hiervoor een E-depot dat de duurzame opslag van digitale bestanden waarborgt. In dit E-depot kunnen digitale documenten worden opgenomen.
Naast de mogelijkheid om hier informatie vanuit gemeenten in op te nemen, de wettelijke taak als gevolg van overbrenging, kan in het E-depot ook digitale informatie van cultuurhistorische aard worden opgenomen. Denk dan aan particuliere (foto)collecties of archieven.
Voordelen van een digitaal archief
- Mogelijkheid om vanaf een afstand, via internet, informatie uit het archief te raadplegen, met inachtneming van de geldende openbaarheidsbeperkingen.
- Vindbaarheid van het archief; archiefbescheiden zijn altijd terug te vinden (geen risico dat het stuk al door iemand anders uit het archief is gehaald en daardoor niet meer beschikbaar is voor onderzoek).
- Openbaarheid en beperking van openbaarheid wordt geregeld vanuit het E-depot (geen risico dat niet openbare informatie raadpleegbaar wordt gesteld).
Waaruit bestaat het E-depot?
In het E-depot wordt digitale of gedigitaliseerde informatie opgeslagen. Het RHCe E-depot bestaat uit verschillende ‘kamers’:
- E-depot-O (onderzoek): bevat informatie die door een gemeente in het proces van overbrenging is gebracht; hier vinden alle controles plaats voordat de overbrenging juridisch afgerond is
- E-depot-A (archief): bevat overgebrachte informatie, en is daarmee de digitale archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet (het RHCe en niet meer de gemeente is zorgdrager, d.w.z. verantwoordelijk is voor beheer en raadpleging).
- Sommige gemeenten hebben zelf een E-depot-U (uitplaatsing), dit bevat door gemeenten uitgeplaatste informatie. Eigenlijk is dit E-depot U hetzelfde als het E-depot O, met als grote verschil dat dit van de gemeente zelf is, en het E-depot O van het RHCe. Uitplaatsing is onderbrenging buiten de gemeentelijke archiefruimte van informatie. De gemeente is verantwoordelijk voor de informatie. Zodra de gemeente klaar is voor overbrenging, gaat de informatie voorzien van VvO en BbO over naar het E-depot A.