Op deze pagina vind je handleidingen en normdocumenten, die nuttig zijn voor informatie- en archiefbeheer.
Begrippen
Begrippenlijst (2022)
Checksum-bestanden
Handleiding checksum- (controlegetallen) bestand genereren (2021)
Hotspot
Handreiking hotspot Covid-19 (2021): Omdat de Covid-19 pandemie een grote impact heeft op de maatschappij, achten zowel het Nationaal Archief als de VNG het belang van het vastleggen van relevante informatie daarover groot. Voor gemeenten die dit advies opvolgen stelde het RHCe deze handreiking op.
Jaarverslag
Format jaarverslag (Word-document) (2022): Kan door de gemeente worden gebruikt als verslaglegging voor jaarlijkse verantwoording, samen met het verbeterplan (Excel-bestand) (2022). Klik hier voor een voorbeeld van het SMART verbeterplan.
Kwaliteitssysteem
Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (VNG)
Metadataschema
Regionaal Metadataschema (2020): Het Regionaal Metadataschema is gebaseerd op TMLO. Het Nationaal Archief heeft op 15-07-2021 MDTO vastgesteld voor decentrale overheden. MDTO is bedoeld als de opvolger van TMLO. De Rijksoverheid heeft MDTO echter niet vastgesteld. Mogelijk worden er naar behoefte van de Rijksoverheid nog elementen toegevoegd aan MDTO. Daarom adviseert RHCe organisaties die voornemens zijn om een metadata-schema vast te stellen, om vooralsnog het Regionaal Metadataschema vast te stellen en toe te passen.
Milieuvergunningen
Leeswijzer documenten milieuvergunningen
Metadata milieuvergunningen MDTO
Werkinstructie metadateren milieuvergunningen
Metadataschema milieuvergunningen TMLO
Openbaarheid
Openbaarheid van informatie en het RHCe
Animatie openbaarheid
Overbrenging
Overbrenging analoge documenten (januari 2023) : Beschrijft de aspecten van het overbrengingsproces van analoge archiefbescheiden van de zorgdrager naar de archiefbewaarplaats. Beschrijft het proces, maakt de criteria kenbaar die de beheerder van de archiefbewaarplaats stelt aan de voorgenomen overbrenging van analoge archiefbescheiden. Vormt de basis voor het tussen beheerder en zorgdrager wettelijk en tijdig te voeren overleg (art. 9, lid 2, Archiefbesluit 1995). Dit document is in januari 2022 aangepast ter verduidelijking. Concreet: het aantal kolommen in het databasemodel voor een inventaris in normdocument 1 en 2 weken van elkaar af. Dat is nu gelijk.
Overbrenging analoge documenten praktische uitvoeringsvoorschriften. (mei 2019)
Overbrenging digitale documenten (januari 2022): Beschrijft aspecten van het overbrengingsproces van digitale documenten, zowel digital born als niet digital born, van de zorgdrager naar de archiefbewaarplaats. Beschrijft het proces, maakt tevens de criteria kenbaar die de beheerder van de archiefbewaarplaats stelt aan de voorgenomen overbrenging van digitale documenten. Vormt de basis voor het tussen beheerder en zorgdrager hierover wettelijk en tijdig te voeren overleg (art. 9, lid 2, Archiefbesluit 1995).
Vernietiging
Doorlopende machtiging vernietiging (2022): Gemeenten kunnen voor de vernietiging van documenten met een korte bewaartermijn een verzoek aan de archivaris richten voor een doorlopende machtiging tot vernietiging. In deze handreiking worden de voorwaarden uiteengezet waar een dergelijk verzoek aan moet voldoen.
Normdocument vernietigingslijst (2022)
Grondslagen vernietigingslijsten (1995)
Vervanging archiefbescheiden
Invulhandboek vervanging archiefbescheiden (2020): Voor de vervanging van het analoge archiefbescheiden naar digitale reproducties zijn overheidsinstanties volledig bevoegd en verantwoordelijk. De afweging en keuzes bij het vervangingsproces dienen vastgelegd te worden in een vervangingshandboek. De juridische grondslag daarvoor ligt in artikel 7 van de Archiefwet 1995 in combinatie met artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995 en hoofdstuk 3a van de Archiefregeling. Om gemeenten te helpen met het opstellen c.q. aanpassen van een vervangingshandboek ontwikkelde het RHCe in 2020 een herziene versie van het invulhandboek.
Invulhandboek vervanging archiefbescheiden - toelichting (2020)
Videotulen
Archivering audiovisuele verslagen van raadsvergaderingen
Begeleidende brief videotulen
Eindrapportage pilot audio- en videotulen
Overzicht informatie videotulen
Waardering archiefbescheiden
Werkinstructie waardering archiefbescheiden bouwvergunningen in de periode 01-01-1996 t/m 31-12-2016 (2022)
Wet open overheid (2022):
Rapportage uitvoeringstoets Woo
Archiefwetgeving wettenkaart
Handreiking van Wob naar Woo
Toolkit toekomstbestendinge Archiefinstellingen