Voor de vervanging van het analoge archiefbescheiden naar digitale reproducties zijn overheidsinstanties volledig bevoegd en verantwoordelijk. De afweging en keuzes bij het vervangingsproces dienen vastgelegd te worden in een vervangingshandboek. De juridische grondslag daarvoor ligt in artikel 7 van de Archiefwet 1995 in combinatie met artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995 en hoofdstuk 3a van de Archiefregeling. Om gemeenten te helpen met het opstellen c.q. aanpassen van een vervangingshandboek ontwikkelde het RHCe in 2020 een herziene versie van het invulhandboek.
Invulhandboek vervanging archiefbescheiden (2020):
Invulhandboek vervanging archiefbescheiden - toelichting (2020)