De doelgroepen van het RHCe zijn:
a. Gemeenten
b. Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
c. Particulieren
d. Erfgoedpartners
Ad a) Gemeenten
Het RHCe behandelt de in het RHCe deelnemende gemeenten gelijkwaardig in de volgorde:
1. Taken op grond van wet- en regelgeving
2. Werkzaamheden op het gebied van regionaal erfgoed en cultuurhistorie ten aanzien van het collectief van de 20 gemeenten
3. Werkzaamheden op het gebied van regionaal erfgoed en cultuurhistorie ten aanzien van 1 of meer gemeenten
Bij bovengenoemde werkzaamheden geldt de voorwaarde dat voldoende begrotingsmiddelen aanwezig
zijn.
4. Andere werkzaamheden worden door het RHCe verricht indien een of meer gemeenten of intergemeentelijke samenwerkingsverbanden daartoe verzoeken en afhankelijk of daarvoor additionele middelen ter beschikking worden gesteld.
Ad b) Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
Indien een intergemeentelijk samenwerkingsverband op dezelfde wijze als een gemeente gebruik wil maken van (een deel van) de diensten van het RHCe kan men daartoe een dienstverleningsovereenkomst met het RHCe sluiten. Per 1 januari 2023 zijn met 14 intergemeentelijke samenwerkingsverbanden dienstverleningsovereenkomsten afgesloten.
Ad c) Aan het RHCe aan te bieden / aangeboden particuliere- en bedrijfsarchieven
Hierop is het acquisitiebeleid [link] van toepassing. Als aangeboden archieven/ collecties voldoen aan diverse criteria kan het RHCe besluiten om tot bewaring over te gaan. Over eventueel verder toegankelijk/raadpleegbaar te maken wordt apart besloten, in samenhang met de beschikbare capaciteit en middelen. Daarnaast is het RHCe alert op signalen over de wenselijkheid om archieven/collecties van particulieren of bedrijven te acquireren.
Bij het RHCe al ondergebrachte particuliere- en bedrijfsarchieven
Deze informatie zou zoveel mogelijk, toegankelijk/raadpleegbaar moeten worden gemaakt. Dat kan door middel van de inzet van vrijwilligers, al dan niet (door tussenkomst) van erfgoedpartners (heemkundekringen, historische verenigingen, erfgoedstichtingen, etc.). Zodra een erfgoedpartner / een of meer vrijwilligers aangeeft een archief aan te willen pakken, zal het RHCe nagaan of en zo ja welke RHCebetrokkenheid van toepassing is. Dat gebeurt op basis van de omvang, compleetheid, materiele staat en vooral de informatiewaarde van een (onderdeel van) een archief of collectie.
Onder meer zal RHCe op afspraak toegang geven tot de bezoekersruimte, RHCe zal de opgegeven archieven uit het depot lichten, het materiaal kan worden herpakt, geordend, beschreven, geïnventariseerd, geregistreerd, geraadpleegd, etc., in de bezoekersruimte -dan wel in een met het RHCe overeen te komen andere ruimte-. Het RHCe stelt om niet verpakkingsmaterialen ter beschikking. Men kan ook beschikken over de (nieuwste) scanapparatuur in de bezoekersruimte teneinde het materiaal eventueel te digitaliseren. Relevant is dat RHCe kan voorzien in archivistieke en digitalisering-technische ondersteuning.
Het RHCe beschikt sinds 2018 over talrijke mogelijkheden van een e-depot. Het mooist is natuurlijk als informatie gedigitaliseerd wordt, en wordt geplaatst in het RHCe E-depot. In het geval dat men met gebruikmaking van de scan-apparatuur van het RHCe, het materiaal ook digitaliseert, wordt de informatie via het e-depot door RHCe 24/7 all over raadpleegbaar gesteld, opdat het publiek, en erfgoedpartners, musea, media, wetenschappelijke instellingen, onderwijsinstellingen, enzovoorts het kunnen raadplegen. Dit gebeurt via RHCe.nl en Archieven.nl, het materiaal kan dan bijv. ook gedeeld, geprint en gekopieerd worden.
Ad d) Erfgoedpartners
Het RHCe juicht toe dat heemkundekringen en andere erfgoedpartners door de overheid worden gesteund. Daarmee wordt immers bijgedragen aan behoud en raadpleegbaarheid van historische informatie, zoals bedrijfsarchieven en fotocollecties.
Vragen van burgers, bijvoorbeeld van onderzoekers, zijn lastig onder een noemer te vangen, de diversiteit is groot. Al snel wordt gedacht aan historici (onderzoek naar Joods vastgoed, roofkunst), maar het kan ook gaan om journalisten en programmamakers (Eindhovens Dagblad, onderzoeksprogramma’s als Pointer en Verborgen Verleden). Ook bouwkundigen, notarissen, artsen, explosievenopruimingsdiensten, promovendi etc. weten het RHCe goed te vinden.