Het RHCe ondersteunt de aangesloten gemeenten bij het uitvoeren van hun wettelijke verantwoordelijkheden op het gebied van archief- en informatiebeheer. Op deze pagina leest u hoe wij deze taken voor de regio uitvoeren en welke betekenis dit heeft voor het gemeentelijk bestuur.

Overdrachtsdocument collegeperiode 2026-2030

1.  Inleiding

In maart 2026 hebben de gemeenteraadsverkiezingen plaatsgevonden. Dat betekent dat er veel nieuwe wethouders en raadsleden aangetreden zijn. Nieuwe wethouders en raadsleden nemen niet alleen het bestuur over in hun gemeenten, maar ook binnen regionale samenwerkingsverbanden.

Dit document biedt een overzicht van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe): waar het voor staat, de resultaten in de afgelopen bestuursperiode, de huidige positie, belangrijke ontwikkelingen in archief- en informatiebeheer en aandachtspunten voor de komende bestuursperiode.

De activiteiten van het RHCe maken geen onderdeel uit van de Regionale Agenda van de MRE. De Regionale Agenda richt zich op de strategische regionale koers voor thema’s zoals economie, ruimte en mobiliteit. Het RHCe valt daar niet onder en voert zijn wettelijke taken operationeel uit onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de MRE. Voor de uitvoering werkt het RHCe met een jaarlijks werkplan. Voor de komende bestuursperiode wordt in samenspraak met het bestuur en het ambtelijk overleg een passend ontwikkelprogramma ontworpen.

Dit document bevat geen strategische keuzes of verplichtingen, maar biedt een overzicht van RHCe-activiteiten en aandachtspunten voor de komende bestuursperiode.

2.  Het RHCe in het regionale bestuur

Het RHCe is de archiefdienst van twintig gemeenten en veertien intergemeentelijke samenwerkingsverbanden in Zuidoost-Brabant[1], en daarmee de grootste regionale archiefdienst van Nederland. Het RHCe is organisatorisch onderdeel van de Metropoolregio Eindhoven (GR MRE).

2.1.      Waarde van archieven

De overheid draait op informatie. Gemeenten creëren en gebruiken dagelijks grote hoeveelheden gegevens: van beleidsstukken, e-mails en websites tot digitale en papieren dossiers, audiovisueel materiaal en berichten via sociale media en chatcommunicatie van bestuurders en managers. Deze informatie is essentieel voor het goed functioneren van de overheid: zij waarborgt transparantie, verantwoording, rechtszekerheid voor inwoners en draagt bij aan het behoud van cultureel erfgoed voor toekomstige generaties. Besluiten moeten herleidbaar zijn, beleid uitlegbaar en informatie openbaar waar mogelijk.

Archieven vormen een belangrijk onderdeel van het regionale erfgoed. Zij vertellen het verhaal van de ontwikkeling van gemeenten, bestuur en samenleving, en van het dagelijks leven in de regio. Door samenwerking met gemeenten, erfgoedinstellingen, heemkundekringen en vrijwilligers kan deze geschiedenis beter worden onderzocht en toegankelijk gemaakt voor inwoners en professionals. Historische informatie levert bovendien waardevolle input voor actuele en toekomstige initiatieven die direct raken aan de samenleving, zoals gebiedsontwikkeling, ruimtelijke plannen, cultuurhistorisch beleid en innovatieprojecten. Zo kan kennis uit het verleden helpen bij het maken van duurzame keuzes die aansluiten bij de behoeften en leefomgeving van de regio.

Daarnaast kunnen inwoners archieven benutten voor persoonlijk historisch onderzoek, bijvoorbeeld om te ontdekken waar hun familie vandaan komt, de geschiedenis van hun wijk te leren kennen of de ontwikkeling van de regio beter te begrijpen, waardoor erfgoed dichtbij en betekenisvol blijft.

2.2.      Positie van het RHCe

Door de bundeling van archieftaken bij het RHCe dragen we als regio gezamenlijk verantwoordelijkheid voor een goed functionerende informatiehuishouding bij de aangesloten gemeenten en voor het duurzaam en toegankelijk beschikbaar stellen van overheidsarchieven en historische collecties.

De bestuurlijke verantwoordelijkheid ligt bij het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven (MRE). Via het Dagelijks Bestuur en de portefeuillehouder RHCe wordt invulling gegeven aan de uitvoering van de archief- en erfgoedtaken voor de regio. De inhoudelijke leiding van het RHCe ligt bij de archivaris-directeur (streekarchivaris), die verantwoordelijk is voor het beheer van de archiefdienst.

3.  Resultaten bestuursperiode 2022–2026

In de afgelopen bestuursperiode zijn onder meerde volgende resultaten behaald:

3.1.      Groei van digitale archieven

De digitalisering van overheidsinformatie heeft een sterke ontwikkeling doorgemaakt. Het e-depot groeide van 4,5 TB naar 21,7 TB aan digitale archieven. Het RHCe heeft als een van de weinige archiefdiensten een zeer grote hoeveelheid overgebrachte vervangen digitale documenten in digitaal beheer.

3.2.      Toezicht en advies op gemeentelijk informatiebeheer

Het RHCe ziet toe op de uitvoering van de Archiefwet bij gemeenten. Iedere twee jaar worden inspecties uitgevoerd bij twintig gemeenten en veertien intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Gemeenten ontvangen daarnaast advies over digitale archivering, informatiebeheer, openbaarheid, vernietiging van informatie en implementatie van nieuwe wetgeving.

3.3.      Klanttevredenheid

De inwoners die gebruik maken van de dienstverlening van het RHCe zijn tevreden. Uit de landelijke benchmark van de KVAN (2024) blijkt dat de klanttevredenheid steeg van een onvoldoende (KVAN Benchmark 2021) naar een rapportcijfer 8. Gemeenten en erfgoedpartners geven in interviews aan tevreden te zijn over de publieke dienstverlening.

3.4.      Beheer van regionale archieven

Het RHCe beheert een indrukwekkende collectie archieven.

• Ongeveer 13 kilometer analoog archiefmateriaal.
• Archieven vanaf de veertiende eeuw.
• Circa 21,8 TB digitaal archief. Om hierbij beeld te krijgen, dit zijn meer dan 200 vrachtwagens vol papier tot de nok toe gevuld of drie jaar lang onafgebroken muziek beluisteren.

De afgelopen bestuursperiode werd er door gemeenten zo’n 400 meter analoog archief overgebracht en groeide het digitaal archief, met 4,3 TB. Ook kreeg de materiële staat van de archieven aandacht. Er werden bijvoorbeeld charters (historische oorkondes) gerestaureerd, iets wat de afgelopen 25 jaar niet was gebeurd. Verpakkingsmateriaal werd vervangen voor een zuurvrije variant en de klimatologische voorzieningen in de archiefdepots werden verbeterd.

3.5.      Verbetering van toegankelijkheid

In de afgelopen bestuursperiode zijn enkele stappen gezet om archieven beter toegankelijk te maken. Zo zijn onder andere archieven uit de Eerste en Tweede Wereldoorlog opnieuw geordend, historische charters gerestaureerd en belangrijke archiefreeksen digitaal beschikbaar gemaakt. Een voorbeeld hiervan is het archief van de Schepenbank Helmond (1396–1810), dat sinds 2026 online raadpleegbaar is.

3.6.      Publieke dienstverlening en kennisdeling

Het RHCe vervult ook een publieke functie voor inwoners, onderzoekers en erfgoedorganisaties. In 2025 waren er 13.742 raadplegingen in de studiezaal, 4.300 digitale contactmomenten en meer dan 1 miljoen paginaweergaven op de website.

Daarnaast werden rondleidingen georganiseerd voor inwoners, gemeenteambtenaren en bestuurders, werden er kennisbijeenkomsten georganiseerd voor informatieprofessionals en nieuwe initiatieven gestart zoals Let’s Talk BIG, een minicongres over nieuwe ontwikkelingen in het vak voor informatieprofessionals en archivarissen.

Om het grote publiek ook kennis te laten maken met het RHCe, namen we in 2024 deel aan GLOW, een lichtevenement van de gemeente Eindhoven dat jaarlijks 750.000 bezoekers vanuit de hele wereld trekt. Op onze gevel prijkte een lichtprojectie van een enorme (historische) boekenkast. Aan dit event werden meerdere bijeenkomsten gekoppeld om onze stakeholders binnen in het pand te ontvangen.

3.7.      Bestuurlijke ontwikkeling

Per 1 januari 2026 is een vaste commissie van advies aan het Dagelijks Bestuur toegevoegd, die de taak heeft het Dagelijks Bestuur gevraagd en ongevraagd van advies te dienen over het behartigen van de belangen in de uitvoering van de archief- en erfgoedtaken van het RHCe voor de aan de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven deelnemende gemeenten (met uitzondering van gemeente Gemert-Bakel). In de commissie nemen de twintig gemeenten deel en vindt ambtelijke voorbereiding eveneens met twintig vertegenwoordigers in het ambtelijk Regionaal Platformoverleg plaats. De financiële verantwoording van het RHCe loopt via de planning- en control-cyclus van de Metropoolregio Eindhoven. Begroting en bestuursrapportages van het RHCe maken daarmee onderdeel uit van de reguliere financiële verantwoording van de MRE richting het Algemeen Bestuur en de deelnemende gemeenteraden. Daarnaast brengt het RHCe jaarlijks een publieksgerichte combinatie van een jaaroverzicht en een magazine uit, het JaarZINE.

4.  Aandachtspunten komende bestuursperiode

4.1.      Nieuwe Archiefwet en veranderende wetgeving

De organisatie en de deelnemende gemeenten staan voor een aantal belangrijke opgaven. Deze hangen samen met digitalisering van de overheid, nieuwe wetgeving en de groeiende vraag naar digitale dienstverlening. De komende jaren verandert het wettelijke kader voor informatiebeheer aanzienlijk.

Met de nieuwe Archiefwet (verwachte inwerkingtreding 2027) wordt de overbrengingstermijn verkort van twintig naar tien jaar, wordt duurzame digitale archivering vanaf het ontstaan van informatie belangrijker en worden hogere eisen gesteld aan gemeentelijk informatiebeheer.

Daarnaast gelden ook andere wetten die invloed hebben op archieven en informatiebeheer, zoals de Wet open overheid (Woo) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze ontwikkelingen vragen om intensieve samenwerking tussen gemeenten en het RHCe. Het RHCe bereidt zich voor om gemeenten zo goed mogelijk te ondersteunen bij het implementeren van de nieuwe Archiefwet.

4.2.      Beheer, behoud en toegankelijkheid van archieven

Voor het toegankelijk krijgen van archieven is samenwerking met de gemeenten essentieel, bijvoorbeeld bij het aanleveren van documenten, digitale dossiers en contextinformatie.

Een belangrijk aandachtspunt betreft de staat van een deel van de bestaande archieven. Met name bij analoge archieven is de toegankelijkheid niet overal voldoende en het materiële behoud niet overal op het gewenste niveau. Er ontbreekt bovendien nog een integraal overzicht van de materiële staat van de collectie, restauratiebehoeften en prioriteiten voor verbetering.

Voor de komende bestuursperiode is daarom een structurele verbeteropgave noodzakelijk. Recent is het project ‘Collectie in kaart’ opgestart, dat de situatie verder in kaart moet brengen met scenario’s om de situatie te verbeteren.

4.3.      Toenemende vraag

De vraag naar archiefinformatie groeit snel, vooral door digitalisering. Een voorbeeld hiervan zijn digitale bouwdossiers, die bij de gemeenten veelvuldig worden opgevraagd. Na overbrenging van deze dossiers naar het RHCe is de inzage kosteloos en in toenemende mate digitaal. Dagelijks worden tientallen bouwtekeningen opgevraagd, en het aantal inzageverzoeken stijgt nog steeds. Dit vraagt om nieuwe digitale inzageprocessen, automatisering van dienstverlening en duidelijke juridische kaders.

In sommige gevallen vraagt de inhoud van documenten om risicobeperkende maatregelen of afscherming, bijvoorbeeld bij persoonsgegevens die wel raadpleegbaar maar niet publiceerbaar zijn, bij gevoelige informatie over gebouwen of strafrechtelijke gegevens. In andere gevallen is juist online beschikbaarstelling de meest passende vorm van toegang. Gemeenten verzoeken ons steeds vaker om vervroegd te kunnen overbrengen. Reden hiervoor is dat men de analoge archiefruimte in het gemeentehuis wil afbouwen of ambtenaren minder wil belasten.

4.4.      Groei van digitale informatie

Gemeenten produceren steeds meer digitale informatie. Daarbij ontstaan nieuwe  archieftypen, zoals digitale dossiers uit zaaksystemen, video-opnames van raadsvergaderingen, e-mailarchieven en andere digitale documenten. Het duurzaam bewaren en toegankelijk houden van deze informatie vormt een belangrijke opgave voor de komende jaren.

4.5.      Regionale samenwerking in informatiebeheer

Digitalisering maakt samenwerking tussen gemeenten steeds belangrijker. Een mogelijke ontwikkeling is het verkennen van een regionale strategie voor digitale informatiehuishouding. Hiermee kunnen gemeenten gezamenlijk werken aan:

• standaardisatie van digitale archivering,
• betere aansluiting tussen informatiesystemen,
• en efficiëntere digitale dienstverlening.

4.6.      Verwachtingen van inwoners en onderzoekers

Inwoners verwachten dat archieven online toegankelijk zijn, snel doorzoekbaar zijn en gekoppeld zijn aan andere erfgoedplatforms. Nieuwe technieken zoals linked open data  bieden hiervoor nieuwe mogelijkheden. Een concreet voorbeeld is de realisatie van een substantiële aansluiting in 2026 van onderdelen van de regionale archieven als WO2-bronnen op landelijke netwerken.

De focus ligt op het op wettelijk vereist niveau van dienstverlening, met aandacht voor toekomstbestendigheid en de keten die het RHCe vormt met de publieke dienstverlening en informatievoorziening van de gemeenten.

4.7.       Regionale erfgoedfunctie

Door samenwerking met onder andere heemkundekringen, musea en vrijwilligers en met steun van gemeenten kan de geschiedenis van Zuidoost-Brabant beter toegankelijk worden gemaakt. Goed overleg binnen de driehoek RHCe – gemeenten – erfgoedveld is hierbij essentieel.

5.  Samengevat

Het RHCe is hét archief voor Zuidoost-Brabant met als wettelijke taak het duurzaam beheren en, samen met gemeenten, zo toegankelijk mogelijk beschikbaar stellen van de regionale archieven en collecties voor iedereen.

Daarbij is het onze opgave te duiden welke vormen van beheer en toegankelijkheid passend zijn om de belangen van archivering uit de wet- en regelgeving te borgen. Dit doet het RHCe vanuit drie publieksrechtelijke rollen als archiefdienst en de archief- en erfgoedtaken uit de gemeenschappelijke regeling van de MRE.

• Als kennispartner ondersteunen we gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden met toezicht en advies op het gebied van de uitvoering van de Archiefwet.
• Als beheerder bewaren we de opgenomen archieven en collecties volgens de wettelijke normen, waarbij we de toekomstbestendigheid van het gebruik moeten borgen.
• Als publieke dienst stellen we de archieven beschikbaar voor het brede publiek en erfgoedpartners, met oog voor uitleg, vindbaarheid en regionale betekenis.

Op basis van de ontwikkelingen in de afgelopen jaren zijn voor de komende bestuursperiode drie strategische ontwikkellijnen zichtbaar:

• Verbeteren van toegankelijkheid en collectiebeheer - Het versterken van het beheer, behoud en de toegankelijkheid van archieven, inclusief betere inventarisatie van de collectie, restauratie en digitalisering.
• Versterken van de regionale informatieketen - Samen met gemeenten werken aan betere digitale archivering, standaardisatie van informatiesystemen en voorbereiding op nieuwe wetgeving.
• Verkennen doorontwikkeling van de publieke functie - Het verder ontwikkelen van het RHCe als regionale kennispartner, publieke archiefvoorziening en centrum voor regionale geschiedenis.

6.  Wat betekent dit voor de raad?

6.1.      Waarde van archieven

Archieven zijn essentieel voor transparant bestuur, verantwoording en rechtszekerheid. Ze vormen bovendien een belangrijke bron voor regionale geschiedenis en erfgoed en dragen bij aan de identiteit en cultuur van Zuidoost-Brabant. Goed archiefbeheer ondersteunt daarmee zowel het functioneren van de overheid als het behoud van het regionale geheugen.

6.2.      Positie en inbreng van de raad

De raad heeft indirect invloed via de gemeentelijke vertegenwoordiging in de Metropoolregio Eindhoven (MRE). Directe sturing op de taken van het RHCe is niet mogelijk, maar via de MRE kan de raad vragen stellen, signalen doorgeven en betrokken blijven bij belangrijke dossiers. Gemeenteraden worden daarnaast betrokken via de planning- en control cyclus van de MRE, onder andere door de mogelijkheid om zienswijzen te geven op de begroting.

Het RHCe vindt het belangrijk om rechtstreeks in verbinding te blijven met de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. Dat kan bijvoorbeeld door werkbezoeken, rondleidingen of themabijeenkomsten over archieven. Hiervoor kan de streekarchivaris worden uitgenodigd. Op die manier kunnen raadsleden kennisnemen van het werk van het RHCe en van ontwikkelingen op het gebied van archiefbeheer, digitalisering en erfgoed in de regio.

6.3.      Ontwikkelingen

De raad kan zich informeren en vragen stellen over nieuwe wet- en regelgeving, de groei van digitale informatie en de toegankelijkheid van erfgoed. Deze ontwikkelingen hebben gevolgen voor het gemeentelijk informatiebeheer en voor de dienstverlening van het RHCe. Daarbij spelen ook landelijke ontwikkelingen rond openbaarheid van informatie en digitale dienstverlening een steeds grotere rol.

6.4.      Opgaven

Het RHCe voert drie kerntaken uit: beheer van archieven, het beschikbaar stellen van archieven en ondersteuning van gemeenten door toezicht en advies. Voor het beschikbaar kunnen stellen van toegankelijke en bruikbare archieven is samenwerking met gemeenten essentieel. Voor de raad betekent dit dat via vertegenwoordiging in de MRE de rol van informatie en erfgoed geborgd blijft en dat archieven en erfgoed actief gebruikt kunnen worden door inwoners, onderzoekers en maatschappelijke organisaties. Archieven leveren bovendien waardevolle informatie voor beleid, historische duiding en maatschappelijke discussies over de ontwikkeling van gemeenten en de regio.

JaarZINE 2025 Raadsleden