Op deze pagina vind je de antwoorden op de meest gestelde vragen aan het RHCe. Mis je een vraag? Laat het ons weten via het contactformulier.
- Welke producten en diensten biedt het RHCe aan?
Een actueel overzicht van de diensten die het RHCe aanbiedt is te vinden in het RHCe Programma 2021-2022. - Welke eisen stelt het RHCe aan vernietiging?
Alvorens een overheidsorganisatie kan overgaan tot de vernietiging van informatie, dient de archivaris een machtiging voor vernietiging te geven. De archivaris verleent een machtiging op basis van een toetsing van een concept-vernietigingslijst. De archivaris toetst of de lijst voldoet aan de uitgewerkte eisen van artikel 8 van het archiefbesluit. Een praktische uitwerking van de eisen voor een vernietigingslijst is terug te vinden in het Normdocument Opstellen Vernietigingslijst.
Voor doorlopende vernietiging kan de zorgdrager een voorstel indienen. De archivaris beoordeelt dit voorstel op basis van de eisen van het normdocument voor doorlopende vernietiging. - Welke eisen stelt het RHCe aan over te brengen informatie
De eisen die gesteld worden aan informatie die moet worden overgebracht zijn gesteld in de Archiefwet1995 (artikel 12) en de Archiefregeling (artikel 16 t/m 26). Een praktische uitwerking van de eisen voor overbrenging is terug te vinden in de normdocumenten voor analoge- en digitale overbrenging.
We helpen onze gemeenten door normdocumenten te hanteren. Die normdocumenten vallen uiteen in twee stuks: één voor de overbrenging van digitale informatie en één voor de overbrenging van analoge informatie.
In de normdocumenten worden de gemeenten meegenomen in het proces van overbrenging en wat zij er voor moeten doen om een succesvolle overbrenging van de gemeente naar de archiefbewaarplaats te realiseren.
De normdocumenten staan op de website van het RHCe (https://www.rhc-eindhoven.nl/vakgenoten/handleidingen).
- Hoe gaat de archivaris om met vervanging?
Bij vervanging moeten te bewaren stukken voldoen aan de eisen die gesteld worden vanuit wet- en regelgeving (De Archiefwet 1995, artikelen 1 en 7, het Archiefbesluit 1995 artikelen 2, 6 en 8 en de Archiefregeling artikel 26a/b.) Blijvend te bewaren vervangen archiefbescheiden mogen niet onderdoen voor het origineel en moeten tevens aantoonbaar duurzaam digitaal bewaard worden. Als laatste is het ook belangrijk dat vervanging daadwerkelijk plaats vindt door de originelen te vernietigen. De archivaris toetst bij vervanging of het Handboek Vervanging dat de overheidsorganisatie opstelt voldoet aan de bovengenoemde eisen. - Wat is het verschil tussen het toetsingskader van het archieftoezicht en het toetsingskader van een integraal kwaliteitssysteem?
Het toetsingskader van het archieftoezicht bestaat uit een toetsing van het informatiebeheer van de gemeente i.r.t. nationale en lokale wet- en regelgeving. Het toetsingskader van een integraal kwaliteitssysteem bestaat uit interne controles op informatiebeheer, waarbij getoetst wordt of men volgens interne afspraken werkt, en waar dit niet het geval is, verbeteringen kunnen worden geboekt. - Op welke wijze kunnen ambtenaren digitale archieven raadplegen die naar het E-depot van het RHCe zijn overgebracht?
Voor gemeenten die digitale informatie naar het RHCe hebben overgebracht, wordt een online raadpleeg-portaal voor het E-depot van het RHCe Door middel van dit raadpleeg-portaal kunnen ambtenaren van de gemeente, thuis of op het gemeentehuis, alle overgebrachte digitale informatie van de gemeente raadplegen.
- Wanneer moet een gemeente archieven overbrengen naar het RHCe?
De huidige Archiefwet bepaalt dat archieven die ouder zijn dan 20 jaar naar een archiefbewaarplaats moeten worden overgebracht. Een archief uit 2000 dient dus in 2020 te worden overgebracht naar het RHCe. Bij het overbrengen van archiefblokken mag de gemeente een bewerkingstermijn van 10 jaar aanhouden ten aanzien van de oudste archiefbescheiden in het blok. Dit betekent dat wanneer een gemeente over een archiefblok 2000-2010 beschikt, het archiefblok uiterlijk in 2030 dient te worden overgebracht. In 2031 verloopt namelijk de bewerkingstermijn voor de archiefbescheiden uit 2000.